Cómo recoger la documentación de tus clientes cada trimestre
Cómo dejar de perseguir a los clientes de tu gestoría cada trimestre: carpeta por cliente, avisos automáticos y lista de quién falta. Y cuánto cuesta.
Cada trimestre, la gestoría tiene veinte días para presentar los modelos y se pasa la mitad esperando papeles. Facturas que llegan por WhatsApp, tickets fotografiados de lado, el «te lo mando esta noche» que nunca llega y el cliente que aparece el día 19 con una bolsa. Si te preguntas cómo recoger la documentación de tus clientes sin dedicar media semana a perseguirlos, la respuesta no es insistir más: es montar un sistema que insista por ti.
Por qué los clientes lo mandan tarde
Antes de automatizar nada conviene entender el problema, porque casi nunca es mala voluntad:
- No saben qué les falta. «Mándame lo del trimestre» no le dice nada a quien no es gestor.
- Lo mandan por donde pueden. Correo, WhatsApp, en mano, por la nube… y alguien del despacho tiene que juntarlo.
- Se les olvida. Un aviso el día 15 llega tarde para quien tiene la factura en el correo de hace dos meses.
Lo sé porque estoy al otro lado: soy autónomo y cada trimestre le mando a mi gestoría todos los gastos. Me monté un sistema para que los tickets acaben solos en la carpeta del trimestre, y la diferencia entre hacerlo así o a última hora es enorme.
El sistema, en cinco piezas
- Una carpeta por cliente y trimestre, creada sola al empezar cada trimestre, en la nube que ya uséis (OneDrive o Google Drive).
- Un enlace para subirlo todo. El cliente no necesita cuenta ni aprender nada: abre el enlace desde el móvil, hace la foto o sube el PDF y ya está.
- Archivo con nombre fijo. Lo que entra se renombra solo (fecha, tipo, cliente) para que el gestor no tenga que abrir cada archivo para saber qué es.
- Avisos escalonados, por correo o WhatsApp, con lo que le toca a cada cliente según los modelos que lleva.
- La lista de quién falta. El despacho ve de un vistazo quién ha entregado, quién a medias y quién nada, y solo llama a esos.
Así se ve montado, con datos de ejemplo: demo del panel para gestorías. Prueba a subir un archivo desde el «móvil» del cliente y mira cómo cambia el estado en el panel.
Un calendario de avisos que funciona
Este es el calendario que yo propondría para un despacho (es un ejemplo y se ajusta a cada caso):
| Trimestre (plazo) | 1.er aviso | 2.º aviso | Último aviso |
|---|---|---|---|
| 1.º (1-20 abr) | 25 mar | 3 abr | 10 abr |
| 2.º (1-20 jul) | 25 jun | 3 jul | 10 jul |
| 3.º (1-20 oct) | 25 sep | 3 oct | 10 oct |
| 4.º (1-30 ene) | 22 dic | 8 ene | 18 ene |
El primer aviso sale antes de que acabe el trimestre, cuando el cliente todavía tiene las facturas frescas. Y el último deja margen al despacho para trabajar sin prisas.
¿Lo monto yo o lo haces tú?
Versión casera (0 €): una carpeta compartida por cliente y recordatorios en el calendario para escribir los avisos a mano. Funciona con pocos clientes, pero alguien tiene que crear las carpetas, escribir los avisos y revisar quién falta cada trimestre.
Versión montada: todo lo anterior pasa solo. En mi sistema para gestorías, la recogida de documentación es uno de los tres flujos que se entregan montados y probados en la modalidad Esencial, que cuesta 1.690 € (sin IVA) e incluye además formación del equipo, el protocolo de datos por escrito y un mes de soporte. Para despachos de más de 3 personas, te doy un presupuesto cerrado por escrito antes de empezar.
Si te interesa ver qué otras tareas de una gestoría se pueden quitar de encima, lo cuento en automatizar una gestoría con IA.
Lo que no puede faltar
- Los datos se quedan en el despacho: la nube y las cuentas son vuestras, y los avisos salen desde vuestro correo o vuestro WhatsApp.
- Nada se borra ni se presenta solo. El sistema recoge, ordena y avisa; el gestor decide.
- Avisos en vuestro tono, como si los escribierais vosotros. Un recordatorio frío de máquina se ignora igual que un correo masivo.
Y si además quieres que tus clientes vean que estás encima, un aviso que llega a tiempo y con lo que le falta exactamente es, de paso, el mejor marketing para una gestoría: «te avisamos antes de cada plazo» vende más que cualquier anuncio.
Tienes el sistema completo explicado en el sistema para gestorías. ¿Quieres que el próximo trimestre no sea una persecución? Pídeme presupuesto o escríbeme por WhatsApp y te cuento cómo quedaría en tu despacho.