Cierre de enero en la gestoría: cómo llegar sin agobios
Cómo preparar la gestoría para el cierre de enero: calendario de avisos a clientes desde diciembre, recogida de documentación y qué dejar montado antes.
Enero es el mes que más pesa en una gestoría. El 4.º trimestre se presenta del 1 al 30 de enero, justo después de unas fiestas en las que medio mundo desconecta y nadie busca sus facturas. Si el primer recordatorio sale el día 2, el cierre se convierte en tres semanas de llamadas.
Aquí tienes cómo lo organizaría yo para llegar a enero con la mayoría de la documentación ya en casa: el calendario de avisos, qué dejar listo en diciembre y qué decir en cada mensaje. Todo se puede hacer a mano, y al final te cuento cómo hacer que salga solo con el sistema que monto para gestorías.
El calendario que propongo
| Cuándo | Qué sale | A quién |
|---|---|---|
| 22 de diciembre | Primer aviso: lo que necesitamos y el enlace para subirlo | A todos los clientes del trimestre |
| 8 de enero | Segundo aviso, con lo que le falta a cada uno | Solo a quien no lo ha entregado todo |
| 18 de enero | Último aviso | Solo a quien sigue sin entregar |
| Del 19 al 30 | Llamadas | Solo a quien no ha subido nada |
El primer aviso antes de Navidad es el que más se nota: el cliente todavía tiene diciembre fresco y muchos aprovechan los días tranquilos para mandarlo. El resto ya no se escribe a todos, solo a quien falta. Así no molestas a quien ya cumplió.
Y no olvides que enero no trae solo el trimestre: en esas mismas semanas el despacho prepara también los resúmenes anuales, como el 390 del IVA o el 190 de retenciones. Hay más trabajo que en cualquier otro cierre, así que cada cliente que entrega pronto es una tarde que no se pierde en llamadas.
Lo que conviene dejar listo en diciembre
- La lista de qué necesita cada tipo de cliente. No es lo mismo un autónomo en estimación directa que una sociedad con nóminas.
- Un solo sitio donde subirlo. Si los papeles llegan por correo, WhatsApp, en mano y por la nube, alguien del despacho pasa enero juntándolos. Lo explico en cómo recoger la documentación de tus clientes cada trimestre.
- Los textos de los avisos escritos y aprobados, en el tono del despacho.
- Quién llama a quién cuando llegue el día 19.
Qué decir en el primer aviso
El primer aviso marca el tono de todo el cierre. Tiene que ser corto, decir exactamente qué hace falta y dar un único sitio para mandarlo. Algo así:
Hola, Lucía: se acerca el cierre del 4.º trimestre (hasta el 30 de enero). Para prepararlo necesitamos tus facturas emitidas, las recibidas y los tickets de gastos de octubre a diciembre. Puedes subirlo todo desde este enlace, con el móvil o el ordenador. Si lo tienes antes del 8 de enero, no te volveremos a escribir.
Tres detalles que hacen que funcione:
- Lo que le falta a él, no una lista genérica para todos los clientes.
- Un solo enlace, no «mándalo por donde te venga bien».
- Una fecha que le interesa a él: «si lo tienes antes del 8, no te volvemos a escribir» funciona mejor que «el plazo acaba el 30».
En los avisos de enero, el mensaje cambia: ya no le pides todo, le dices lo que todavía no ha llegado. Eso solo se puede hacer si sabes, cliente a cliente, qué ha subido cada uno.
Hacerlo a mano o que salga solo
Con pocos clientes, este calendario se puede llevar con una hoja de cálculo y recordatorios en el calendario. Con cien o doscientos, cada aviso es una tarde.
Para eso monto el sistema para gestorías: cada cliente tiene su enlace para subir los papeles, los avisos salen solos en esas fechas y solo a quien falta, y en un panel ves quién ha entregado y quién no. Va sobre el Google Workspace del despacho y tarda unas dos semanas en ponerse en marcha. Por eso, si lo quieres para enero, hay que decidirlo en noviembre.
Puedes verlo funcionando en la demo del panel para gestorías: tiene un botón que reproduce un trimestre entero en unos segundos. Y si quieres saber qué más se puede quitar de encima, lo cuento en automatizar una gestoría con IA.
Resumen
- Primer aviso antes de Navidad, con el enlace y la lista de lo que hace falta.
- Dos avisos más en enero, solo a quien falta.
- Llamadas solo al final y solo a quien no ha subido nada.
- Si quieres que salga solo, decídelo en noviembre.
¿Te lo dejo montado antes del cierre? Pide tu demo con tus datos, pídeme presupuesto o escríbeme por WhatsApp. Tienes todo lo que incluye en el sistema para gestorías.